UPGRADE | Quand l’équipe organise elle-même son planning mensuel de travail

Cette idée a été lancée par Marlies Petrig, membre de la direction du KZU, qui propose 240 places de soins sur ses quatre sites dans l’Unterland zurichois. «Chaque planning de travail est une œuvre d’art», déclare la responsable Health Care Services. Il est certes compliqué de répondre au mieux aux besoins des collaboratrices et collaborateurs alors qu’il y a pénurie de personnel. Mais cela reste crucial. La recherche montre que la conciliation entre travail, famille et loisirs est un facteur essentiel pour la satisfaction au travail et le temps de séjour dans l’entreprise. Malgré une planification minutieuse, de nombreuses institutions trouvent que ces «œuvres d’art» ont souvent une courte durée de vie: à peine sont-elles publiées que des horaires sont déjà échangés. «Pour les supérieur·es, qui ont fait de leur mieux, cela peut être frustrant», explique Marlies Petrig. «Mais une attitude passive est tout aussi insatisfaisante pour le personnel.»

Lors d’une discussion avec une cadre de l’hôpital de Männedorf, Marlies Petrig a appris que certaines équipes établissaient elles-mêmes leurs plannings de travail. Elle a alors proposé cette idée au KZU. Au début, celle-ci n’a pas suscité l’enthousiasme de tout le monde. L’étincelle est venue d’un échange d’expériences avec l’hôpital de Männedorf, auquel ont également participé le département des ressources humaines et la responsable d’équipe d’un groupe de résidences médicalisées. L’entreprise a ainsi décidé de lancer un projet pilote.

Ces derniers mois, le KZU a élaboré de nombreux fondamentaux. Il a notamment formulé des règles générales pour le processus de planification commun, telles que: «Nous sommes solidaires les un·es envers les autres et maintenons toujours le dialogue» ou «nous sommes toutes et tous responsables de la planification générale, pour qu’à la fin, le planning de travail convienne à tout le monde».

Il a également fallu clarifier des questions relatives au droit du travail, l’une des raisons pour lesquelles les ressources humaines ont été intégrées au projet dès le départ. Auparavant, le droit du travail n’était pas une priorité pour la plupart du personnel, car la responsabilité de la planification incombait aux supérieur·es. Mais à présent, chaque membre d’une équipe doit connaître le temps de repos légal après le service du soir ou le nombre maximal de jours de travail.

Enfin, il a fallu déterminer les étapes de la planification mensuelle. Le KZU a défini trois phases: durant les deux premières semaines de chaque mois, les collaboratrices et collaborateurs saisissent eux-mêmes leur propre planning de travail pour le mois suivant dans le logiciel Polypoint PEP sur le PC de l’unité. La troisième semaine est consacrée aux discussions; les conflits ou erreurs de planification sont abordés et des solutions recherchées. Au cours de la quatrième semaine, le plan est à nouveau contrôlé et les derniers problèmes réglés. Si des conflits persistent, les supérieur·es adaptent le plan de manière à ce que tous les horaires soient couverts. Le document de base interne du KZU précise toutefois que cette mesure doit être évitée autant que possible. Après tout, l’objectif est que l’équipe trouve ensemble une solution à l’amiable.

Avant même que le projet pilote n’entre dans sa phase de mise en œuvre, Marlies Petrig a remarqué que quelque chose avait changé: «Cette idée a suscité une grande curiosité dans notre entreprise. Je perçois aussi un certain scepticisme, certaines personnes se demandent si l’effort en vaut la peine. Mais voir les membres du personnel et les supérieur·es suivre ce processus avec curiosité est la meilleure chose qui pouvait nous arriver.» Pour Marlies Petrig, c’est bien plus qu’une nouvelle manière de planifier les services. Elle souhaite en effet aplatir les hiérarchies et permettre une plus grande auto-organisation et une meilleure efficacité personnelle. La responsable Health Care Services est convaincue qu’une proportion croissante de jeunes collaboratrices et collaborateurs souhaite s’impliquer de manière plus active, assumer plus de responsabilités et avoir davantage d’impact sur le travail quotidien. Or le projet de conception des plannings de travail par les équipes répond à ces besoins.

Parallèlement, en proposant des modèles innovants, le KZU réaffirme sa volonté d’améliorer la conciliation entre travail, famille et loisirs. Sur le marché du travail, actuellement tendu, l’entreprise se positionne dans la branche comme un employeur attrayant et mise moins sur d’autres solutions telles que la réduction des horaires de travail ou des incitations salariales supplémentaires.

L’élaboration commune des plannings de travail fera-t-elle ses preuves au quotidien? On pourra le savoir à partir de janvier 2023. La phase de mise en œuvre sera alors lancée dans un groupe résidentiel pilote, qui planifiera les horaires du mois de mars. Ce changement de système fonctionnera-t-il du premier coup? Quelles seront les difficultés rencontrées? La responsable devra-t-elle intervenir?

Le centre de compétences «Soins et Santé» KZU propose un total de 240 places dans des centres et des logements de soins sur ses sites de Bassersdorf, Embrach, Nürensdorf et Winkel. Le KZU emploie 450 personnes et forme environ 70 apprenti·es et étudiant·es dans 17 groupes professionnels.

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